Existen cientos de operaciones que los negocios online deben realizar mes a mes. Uno de los documentos de uso más frecuente es la orden de compra,por lo que todo negocio online exitoso debe saber manejarla a la perfección. Conozca aquí qué es una orden de compra, cuál essu importancia y cómo debe elaborarla.
¿Qué es una orden de compra?
Es un documento que el cliente envía a la tienda para confirmar su pedido antes de realizar la compra final. El comprador lo envía al vendedor para establecer sus solicitudes de compra (Romero, 2013). Esto le permite a la empresa tener control en la cantidad de productos y servicios que debe incluir en cada pedido.
¿Qué elementos la componen?
Lo ideal es que la empresa cree un modelo pre aprobado para generarla. Las órdenes de compra deben contener por lo menos los siguientes datos (Parra, 2020):
- Nombre, dirección y datos de contacto del vendedor.
- Número único de orden.
- Lugar y fecha del pedido.
- Nombre, dirección y datos de contacto del comprador.
- Cantidad y tipo de artículos solicitados.
- Precio unitario de los artículos.
- Forma de pago y método de envío.
- Costo total.
- Descripción de los datos del proveedor (en caso de que el producto no sea fabricado por el vendedor).
Antes de realizar una orden de compra, se recomienda verificar la ficha técnica de un producto para conocer las especificaciones de este y evitar errores al momento de añadirla a la orden.
En un eCommerce, la orden de compra acelera los procesos administrativos para pronosticar el stock con el proveedor, garantiza el precio al comprador y genera una copia de seguridad de las ventas de la compañía.
En un eCommerce, la orden de compra acelera los procesos administrativos para pronosticar el stock con el proveedor, garantiza el precio al comprador y genera una copia de seguridad de las ventas de la compañía.
Con una orden de compra online se eliminan los procesos manuales, ya que hay programas que las generan automáticamente.
¿Qué diferencia la orden de compra de la factura o recibo?
La diferencia principal entre la orden de compra y otros documentos, como la factura y el recibo, es el momento de emisión y el efecto de ambos. Por un lado, la factura y el recibo contemplan una orden de cobro antes o después de entregar el pedido, por el otro, la orden de compra es una solicitud. La factura tiene consecuencias como el pago de impuestos y la obligación de entregar el producto. Aun así, ambos documentos pueden procesarse simultáneamente en la entrega de un pedido.
Pasos para emitirla y recibirla
Desde una empresa de dropshipping hasta una tienda en un Marketplace, todo tipo de negocio genera y recibe órdenes de compra. Si bien no tienen una serie de pasos estrictamente establecidos, se pueden considerar los siguientes:
Esperamos que este artículo le pueda servir como una guía para comprender qué es una orden de compra y para que pueda establecerla de forma exitosa en su negocio online.